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中国語の翻訳会社に関するお役立ちコラム

翻訳会社にビザ関連の書類を翻訳してもらうための依頼方法とは?

ビザ申請の手続きに関連する書類や日本人が国際結婚をする際の手続きで提出が必要となる各種の公的な証明書など、国際社会での何かしらの手続きをしようとする場合に必要となるのが、公的書類の翻訳。経験豊富な翻訳会社や公的機関が指定する翻訳者に翻訳をお願いするのがおすすめです。初めてのことなので不安に感じている方、できるだけスムーズに翻訳を済ませたいと思っている方がほとんどではないでしょうか。気になる依頼方法について、ご紹介していきたいと思います。

ビザ関連で大切なのは情報収集

就学や就労、結婚、移住などを理由に、日本国籍を持つ方が日本以外の国に滞在しようとする場合、まず、考えなければならないのがビザ(査証)の問題。「入国許可証」と思われていることが多いビザですが、実は、「入国許可証」ではなく、「入国許可(上陸許可)申請になくてはならない書類のひとつ」となっています。

準備が必要となるビザの種類は、渡航先の国、滞在予定期間の長さ、渡航する目的などによっても大きく異なってきますので、各国の大使館や領事館のホームページや日本の外務省のホームページなどを訪れ、事前に情報収集をした上で、準備に取り掛かることが大切になります。

一般的に、日本国籍を持つ方がビザを申請する場合には、日本国内で入手が可能な書類を揃える必要がありますし、滞在などの手続きを目的とする国が定めた規定に従って、揃えた書類をその国の言語に翻訳して提出することが求められることが多くなっています。

国によっては、自分で翻訳した書類が認められる場合もありますが、翻訳会社や公的機関が指定している翻訳者などによる翻訳書類しか認められない場合もあるため、注意が必要です。人から聞いた話などの曖昧な情報から判断するのではなく、公的機関が公表している確かな情報を元に、しっかりと情報収集をすることを心がけるようにしましょう。

翻訳会社への依頼の流れ

例えば、中国に入国または滞在するために必要なビザの種類についても、ごくシンプルな観光用、飛行機の乗り換えを目的としたトランジット用、仕事をすることを目的とした就労用、ビジネスアクティビティをすることが認められる商用など、さまざまなビザが存在しますし、それぞれのビザの種類によって、申請のために必要となる書類も変わってきます。

日本国籍を持つ方の場合、ビザ申請に関連する書類の翻訳の依頼方法については、まずは日本で必要となる書類を取得し、その書類を必要に応じて翻訳会社などに翻訳してもらい、中華人民共和国大使館や中国ビザ申請センターに必要書類を一式提出するというのが、基本的な流れとなっています。このように、ビザ申請や国際的に公的な手続きを取るための書類準備は、きちんとした手順を踏まなければいけませんし、不備がないようにしなければならないため、何かとストレスに感じることも多いかもしれません。

しかし、翻訳会社に書類を翻訳するための依頼方法については、とくに難しく考える必要はありません。翻訳を依頼する書類の種類によっては、翻訳にかかる手数料が定額となっていることもありますし、最近では、Eメール経由で依頼から納品までができる翻訳会社も少なくありません。一般的な流れとしては、まずはじめに依頼相談、見積もり、発注、支払い、翻訳をする書類や書類のコピーの提出、翻訳、納品などの流れになります。

翻訳会社によって依頼方法は異なるのでしっかりチェック

翻訳会社のホームページを見てみると、多くの翻訳会社で、翻訳の依頼方法や料金体系について、くわしく記載があることに気がつくことも多いかと思います。依頼方法の手順や翻訳依頼が可能な書類の種類など、翻訳会社によって多少異なる部分もありますので、ホームページの情報を、細部までしっかりとチェックするように心がけましょう。

ビザ申請などに関連する書類の中には、名前がよく似ているものもあります。依頼する書類でよくわからない点や依頼方法で不安に感じる点がある場合は、スムーズな依頼をするためにも、電話で不明な点について質問してみるなど、面倒くさがらずに自ら確認をすることも大切です。

中には、そもそも今までビザ申請の手続きをしたことがないので、申請の依頼方法そのものやきちんとビザがもらえるかどうかという点に不安を感じているという方もいらっしゃるかもしれません。自分自身でビザ申請などに必要な書類をすべて準備するとなると、平日に公的機関に訪れる必要も出てきますし、何かとスケジュールに合わず難しい場合もあるかもしれません。

なかなか時間が作れない、どうしても不安という方におすすめしたいのが、ビザ申請の代行サービスなどを提供している翻訳会社への依頼です。時間も手間も省けますので、ぜひ活用してみてはいかがででしょうか。さまざまなビザ申請関連の書類を扱ったことのある翻訳サービスを提供している翻訳会社も多くありますので、依頼方法で混乱することもありませんし、最後まで安心して翻訳を依頼することができるはずです。

ビザ関係ではニュートラルに構えるのが吉

ビザを申請する場合や海外での何かしらの公的な手続きを目的としている場合は、書類準備の段階から、いざ申請という段階まで、できるだけニュートラルな心構えでいることも大切です。とくに、海外の公的機関とのやり取りが必須となるビザ関連では、国の定めによって規定が定められているものの、申請先の担当者の采配や気分などで、提出を要求される書類が異なることもそれほどめずらしくありませんし、提出書類の体裁が厳しく指定されることがある場合などもあります。ビザ申請の準備は、確かに精神的に不安を感じやすいシチュエーションではあるとは思いますが、気負いすぎずに、「もし追加書類を求められたらその時に考えよう」くらいの心づもりでいることがおすすめです。

また、会社設立や不動産購入のために必要な書類を揃える場合や、国際結婚の手続きを取るために必要となる婚姻要件具備証明書などの書類を揃える場合などは、翻訳会社に書類を翻訳してもらう必要があるだけではなく、対象となる書類に、外務省の公印確認やアポスティーユをもらわなくてはいけなくなることもあります。

渡航準備でバタバタしてしまう場合や、「自分の予想以上に複雑な手続きとなりそうだな」と感じた場合などは、その分野での経験が豊富な翻訳会社を上手に活用するなど、ストレスなく手続きが完了できるように、「その道のプロ」である翻訳会社への依頼方法を検討してみると安心かもしれません。

まとめ

ひと昔前は、まだめずらしかった海外留学や海外での就労もぐっと身近なものになりました。身近な方でもそのような経験を持っている方が増えているのではないでしょうか。着々と、グローバル化が進んでいるビジネスの世界。今後ますます、国際的な手続きの数々やさまざまなシーンで、翻訳会社やプロの翻訳者の助けが必要になる場面が増えてくるのではないでしょうか。今回は、翻訳会社にビザ申請に関する書類の翻訳をお願いする際の依頼方法などについてご案内させていただきましたので、ぜひ参考にしてみていただければと思います。