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中国語の翻訳会社に関するお役立ちコラム

中国で会社設立するときに中国語翻訳会社が代行できること

海外で会社を設立しようと思った場合、基本的に現地の言葉で書類を作成しなければなりません。日常会話と違い専門用語が多く含まれる契約書や定款の作成は高い言語能力を必要とします。また登記もしなくてはなりません。そのために必要な書類と現地語で翻訳された文章も用意しなければなりません。中国において、会社設立をしようと思ったときに必要な中国語での書類作成や申請で、翻訳会社が代行できることについてまとめました。

会社設立には現地の言語が必要不可欠

会社設立には、会社名、住所、設立者の氏名などを明らかにしなければなりません。それらを書類にして現地の機関に提出しなければなりません。いわゆる登記です。登記には定款とよばれる書類が必要になります。

定款とは、社名や事業内容、日本に本社や支社があるとすればその住所、資本金、会社設立の目的、業務内容、投資者投資比率などを明記しなければなりません。また手続きを行う本人のサインも必要です。記載事項は、その国によっても違いますので、その国に定められた事項を記載しなければ定款として認められません。過不足があると再提出となり、申請に時間がかかってしまいます。

定款の作成は自分でも行えますが、その国のルールを知っておかなければならないのと、用語が難しく、提出先の機関からのチェックも厳しいこともあり、翻訳会社に作成代行を依頼した方が簡単で間違いがなくすみます。中国語の日常会話が出来ても、書類作成は困難を極めます。また必要な書類は定款だけではありませんので、代行してもらった方が時間を有効に使えます。

拠点は日本にあって、中国に支社を設立しようと言う場合も同様です。その場合、日本での登記簿謄本が存在しますが、それを提出しなければなりません。日本語で書かれているものを提出しても、現地の役所の人は何が書いてあるのか理解できないので、中国語に翻訳した文書が必要です。

ここである問題が生じます。登記簿謄本は紛れもない日本の公的機関が発行したもので、公的機関の印鑑も押してありますが、それを翻訳したものは、公的機関が発行したものではなく、翻訳会社のスタッフが翻訳した書類になります。つまり私的文書です。公的な書類としては認められません。この登記簿謄本を翻訳した文書が、公的な書類だとする為には、しかるべき機関の承認が必要になってきます。またこの書類を紛れもなく承認したという証拠が必要となります。

会社設立時に必要な書類作成も代行します

中国に会社を設立するにあたり、その形態は、現地法人とするか、日本に本社があってあくまでも中国は支店や支社にするのか、駐在員事務所とするのかの3種類です。

駐在員事務所の形態をとると、会社設立時のコストを抑えることが出来ますが、営業行為をすることが出来ません。また、支店を作るには、中国政府国務院の許可が必要で、これが簡単にはおりません。なので、日本の企業が中国に会社を設立する場合は、ほとんどのケースが現地法人としています。

会社設立にあたり、まず屋号を決め、地方工商行政管理局の許可を得ます。屋号には、その地方の地名をいれる必要があります。これは規模にもよって必ずしもそうする必要はないのですが、小規模の会社の場合は、入れなければならないようです。屋号の許可が下りたら、定款を作る前に取締役を決めなければなりません。就労ビザが必要になりますが、設立するまでビザが下りない為、代行業者に依頼するケースが多いです。

会社設立するにあたって、現地の法律も理解していなければなりません。日本では合法なことも中国では違法になることがあります。翻訳会社によっては、行政書士や司法書士と提携している会社もあります。業務に必要な書類を揃えるサポートをしてくれます。また、申請に必要な書類も、現地語で翻訳されている文書の添付が必要なので、別々に色々なところに依頼するよりも同時に同じところに依頼した方がコストも押さえることが出来ます。

必要書類さえ揃えば、登記は一人でも出来ますが、初めて登記する場合や言語に自信のない方は、翻訳会社に代行を依頼することをおすすめします。とはいっても、これから現地で会社を構えようとするのですから、中国で会社を設立して日常会話とビジネス中国語しか理解できないのでは先々困難にぶつかります。状況に応じて、現地の人を雇用するか、語学に堪能な人を通訳、翻訳者として雇用することも視野に入れておいたほうがよいかもしれません。

アポスティーユを取得する為に

公的証書を翻訳した文書を紛れもなく本物だと、公的効力があると証明するには、公的機関の承認が必要です。具体的にはどの様にすればよいのかと言うと、登記簿謄本を例にとってみましょう。

日本の公的機関で取得した登記簿謄本を中国語に翻訳した際に、翻訳した登記簿謄本を公的機関に持って行き、原本と見比べて相違ないと認めてもらいます。公的機関の認証がおりれば、翻訳の文書に押印してもらいます。その押印にたいして公式の物だと証明するために、法務局で、公証人押印証明をしてもらいます。証明書が発行されれば、その翻訳文も正式な文書として認められたことになります。

ここでいう公的機関とは、領事館もしくは外務省のことです。また領事館は、日本のではなく現地の領事館を指します提出先によっては、外務省の許可は認められないということもありますので、事前に確認しておいたほうが間違いはありません。

ハーグ条約締結国においては、外務省でアポスティーユという証明書が発行されれば、領事館から許可を得る必要はありません。まれにハーグ条約締結国であっても認められない国もありますので、事前に領事館で確認した方がよいでしょう。

残念ながら中国は締結国ではありません。アポスティーユでは認められません。公印証明が必要です。中国では、香港特別行政区でのみ認められています。このように会社設立に基点となる国によって必要な証明書類が異なりますので、自分で取得する場合は、翻訳会社や海外コンサルティング会社などに確認してからのほうがよいでしょう。

ちなみにアポスティーユは、提出する書類が公文書であることに限ります。例えば、パスポートは公的書類ですが、パスポートそのものを申請時に提出することは出来ません。従って、提出はコピーとなります。となるとパスポートのコピーは私文書ということになります。

翻訳会社によっては、各証明書取得に至るまで代行してくれるところもありますので、確認するのが面度だったり時間がなかったりする人は、翻訳会社に代行を依頼した方がよいでしょう。

まとめ

中国で会社設立するときに、翻訳会社が代行できることは、日本語で揃えた申請に必要な書類を中国語に翻訳し、その翻訳された文書が公的に認められた文書であるということを領事館や外務省から承認を得ることです。

また起業するに際に、日本とは異なる法律の違いを踏まえ、定款作成のサポートをしたり、必要書類を作成してくれます。翻訳会社の代行サービスは、海外で会社を設立するに当たって、切っても切れない関係であるといえます。