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中国語の翻訳会社に関するお役立ちコラム

翻訳会社に中国語での各種証明書取得を依頼する依頼方法

海外旅行に行った先で、トラブルに巻き込まれてパスポートをなくしてしまったら、現地の警察で紛失証明書を作成してもらわなければなりません。日本語が通じるところでしたらよいですが、必ず通じるとも限りません。また、海外で会社を起こす際、登記をしなければなりませんが、専門用語などが含まれる為、翻訳会社に依頼した方が確実です。今回は中国語で、各種証明書を申請、取得したい時の翻訳会社への依頼方法をご紹介します。

証明書を発行するのにも言語がネック

人生のあらゆる転機において、証明書が必要になるときがあります。それは、国内でも海外でも同じことです。例えば中国に活動拠点を移したとして、中国語の日常会話やビジネス会話を話し、読み書きできたとしても、証明書発行となると少し勝手が違います。

翻訳会社に任せたほうがよさそうです。第一に書き方が複雑で、署名の有無でその証明書が無効になる場合もあるからです。また、自分で一から行うとなると時間がかかります。

証明書は、パスポートを現地で紛失したと言うようなことでもない限り、出発前に準備しておくことが可能です。渡航前に準備することで、現地で慌てなくてすみます。通常は、1週間程度で手元に届きますが、時間がないときなど急いでやってくれる業者もあります。証明書の翻訳料は、高額と言うわけでもないので、自分で行うよりも翻訳会社に依頼した方が簡単です。

中国語の証明書を発行するに当たって注意しなければならないことは、中国には筆記体が2種類あるということです。地域によって使われている筆記体が違います。これは、口語とも違うので、口語で考えては間違います。

例えば、北京語を話す地域の言葉に翻訳して欲しいと思っていても、書き言葉に北京語はありません。書き言葉は、簡体字か繁体字です。中国本土であるならば、たいてい簡体字が使われています。簡体字は中国本土とシンガポールで主に使われています。

香港や台湾は繁体字が使われます。台湾では北京語を主に話しますが、香港、マカオでは広東語が話されます。その為、香港と台湾では、同じ繁体字を使用していても、表記が異なることがあります。

これは、中国の歴史に関係しているのです。元々は中国本土でも繁体字が使われていましたが、繁体字は、字体が複雑なことから、ある時期から国が簡略化した字を使うように奨励したのです。文字の形が違うのはもちろん、用語や表現が違うことがあります。また方言によっても表記が異なりますので、注意が必要です。中国語に翻訳する際には、実際に提出する地域のことを頭に入れて翻訳するとよいでしょう。

翻訳会社に依頼するまでの流れ

では、翻訳会社への依頼方法はどうすればよいのでしょうか。必要な物はなにがあるのでしょうか。中国で証明書を取得しなければならない場合を例にとって流れをみていきましょう。

翻訳する書類を準備します。もちろんこれは日本語で書かれたものです。例えば戸籍謄本を翻訳するのだとしたら、原本をまず取り寄せます。これは、日本国内で発行されたものなので、もちろん日本語で書かれています。

この書類をコピーするかスキャンするなどして、翻訳会社に送ります。翻訳会社はそれを元に中国語に翻訳します。通常であれば送付して手元に翻訳したものが届くまで1週間もみておけば充分です。

書類を先方に送付した際、気になるのが個人情報の取扱、重要書類の取扱についてです。仕事で必要だからといって、個人情報の書かれた書類をよく知らない人に見せたり預けたりするのは抵抗があります。信用のおける会社であればよいですが、一度も取引をしたことのない相手だと不安です。

個人情報の取扱について、きちんと明記している業者を選んだほうがよいでしょう。会社とスタッフとの間に守秘義務誓約書を交わしている会社もあります。必要に応じて、事前に誓約書を交わすなどをして対策を講じましょう。また、個人情報の取扱についても、事前に説明を受けれるところは良心的だと考えてよいでしょう。

通常よりも急ぐ場合も対応してくれるところがあります。その場合、通常の料金よりも高くなってしまいますが、品質を落とさずにスピーディーに作業をしてくれるので安心です。また郵送ではなくメールでの対応をしてくれる場合もあります。万が一誤字があった場合にも無料で対応してくれます。不安なことや要望があれば、事前に直接問い合わせるとよいでしょう。利用者の声や口コミ、インターネット上の評判などを参考にするとよい翻訳会社が見付かります。

証明書には翻訳者の署名が必要なの?

中国語で各種証明書を翻訳したときに、それだけでは公的な証明書だと認められない場合があります。それは提出先の機関によって異なりますが、せっかく日本から証明書を発行して、翻訳して持ってきたのに、使えなかったとならないために、何が必要かをいまいちど検証しましょう。

公的書類に必要な物は、この書類が虚偽ではないということの証明です。でなければ、言語で書かれた証明書を勝手に作ってしまうことも可能ですから、公的機関が発行したものでない書類に対して、この書類がまぎれもない本物であるという証明をしなければなりません。

なので、翻訳した書類には、翻訳証明書が必要になります。提出期間によっては、なくてもよいところもありますが、大使館や海外の公的機関に提出する場合は必要です。

翻訳証明書は、翻訳会社によっては、無料で発行してくれるところもあります。発行に手数料をとられるところもあります。事前に依頼方法を確認してから翻訳依頼しましょう。この証明書には、翻訳会社の社版と翻訳者の署名が必要です。

ちなみに、日本で婚姻を行い、婚姻届も日本で提出済みの人達が、中国に移住した場合、婚姻届を公的機関に提出する前に中国大使館で認証を行わなければなりません。その際、大使館に必要書類を提出しますが、日本語で書かれた書類のほかに、中国語訳の翻訳文を提出しなければならない場合もあります。

これは、必ずしも絶対に必要だということはないのですが、この場合は提出しなくてもよい、この場合は提出しなければならないという根拠がはっきりと定まっていないので、万が一要求されたときに慌てなくてすむように準備しておいた方がよいでしょう。

遺産相続や不動産取引、会社設立に関するときは、中国語訳の文書を要求される可能性が高いです。また、中国大使館において、日本語と中国語以外の言語でかかれたものに関しては、中国語訳の文書の提出を求められますので注意が必要です。

まとめ

中国語の各種証明書取得を翻訳会社へ依頼する依頼方法は、それ程複雑ではありません。証明書は記載内容が決まっている為に翻訳会社のフォーマットに当てはめれば簡単です。短期間で発行することが出来ます。

しかし、事前に現地で必要な書類の確認を怠ると、後々困ったことになります。特に、どこの地域に提出するのか、翻訳は何字でかけばよいのか、翻訳証明書が必要なのか否かをしっかり確認してから翻訳を依頼すると間違いはありません。